UMC Utrecht

Implementatie EPD/ZIS (Chipsoft)

Bij de grootste EPD/ZIS-implementatie van Nederland heeft Van Doorn & Van der Heijden poliklinieken en verpleegafdelingen in het UMC Utrecht begeleid bij de procesveranderingen als gevolg van de invoering van het Chipsoft EPD/ZIS. Gestart is met het bepalen van de toekomstige processen zoals die door het nieuwe systeem gedicteerd werden. Hiervoor zijn tientallen werkgroepen geïnterviewd, waarna de uitkomsten zijn gesmeed tot één procesmodel. Van Doorn & Van der Heijden heeft vervolgens een interactieve workshop ontworpen voor alle onderdelen van de organisatie, met als doel de medewerkers in beweging te krijgen om hun afdelingen gedegen voor te bereiden op de komst van het nieuwe systeem.

In de workshops brachten de medewerkers zelf de veranderingen voor hun afdeling in kaart op basis van het procesmodel. Specialisten, assistenten, secretaresses en afdelingshoofden zijn in de workshops gezamenlijk op zoek gegaan naar hoe zij binnen hun afdeling wilden werken met het nieuwe systeem. Dit resulteerde in actielijsten en vraagpunten die de medewerkers zelf wilden oppakken. Van Doorn & Van der Heijden begeleidde de workshops en bewaakte die delen van het proces waar het systeem minder vrijheidsgraden bood. Ook droeg Van Doorn & Van der Heijden zorg voor de samenhang tussen verschillende afdelingen en de uniformiteit van werken over afdelingen.

De workshops brachten de afdelingen daadwerkelijk in beweging omdat duidelijk werd wat de invoering van het EPD/ZIS concreet voor de medewerkers zou betekenen. De deelnemers beoordeelden de workshops zonder uitzondering als nuttig tot zeer nuttig. Voor de navolgende projectfase, waarin een verpleegkundig dossier werd ingevoerd, gaven de verpleegafdelingen zelf aan opnieuw deze aanpak te willen volgen.

Van Doorn & Van der Heijden stelt in haar aanpak participatie van medewerkers centraal. Daarbij worden medewerkers met verschillende functies bijeen gebracht om zelf initiatief te nemen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen veranderproces. Bij het UMC Utrecht heeft dit aantoonbaar bijgedragen aan een soepelere overstap naar het nieuwe systeem.