Flevoziekenhuis Almere
Implementatie van een ziekenhuisinformatiesysteem (SAP-ISH)
Het Flevoziekenhuis heeft gekozen voor SAP-ISH als nieuw systeem voor de patiëntenlogistiek en financiële administratie. Alle medewerkers, van secretaresse tot specialist, kregen hiermee te maken. Van Doorn & Van der Heijden heeft het implementatiemanagement in dit project voor haar rekening genomen. Het aanpassen van werkprocessen, het ontwikkelen van de opleiding en communicatie over het project vormden de drie peilers van het implementatietraject.
Samen met de verpleegafdelingen en poliklinieken is gewerkt aan een goede voorbereiding op de introductie van het nieuwe systeem. Eén voor één zijn de afdelingen en vakgroepen bezocht om de medewerkers heel gericht te informeren over de veranderingen die SAP voor hun dagelijkse werk zou betekenen. Bij iedere afdeling zijn ‘key users’ benoemd die, samen met hun afdelingshoofd, verantwoordelijk waren voor een goede implementatie op hun eigen afdeling. Met hen is geanalyseerd welke veranderingen in werkwijze of werkafspraken nodig waren.
Ook de opleidingen zijn met behulp van medewerkers ontwikkeld. Vanuit hun werkprocessen hebben zij aangegeven wat aan bod moest komen tijdens de opleiding en zijn er praktijkvoorbeelden aangedragen voor het trainingsmateriaal. Daarnaast zijn enkele medewerkers getraind om de opleiding te verzorgen; met veel enthousiasme en kennis van de praktijk hebben zij hun collega’s wegwijs gemaakt in SAP. Ook heeft Van Doorn & Van der Heijden de organisatie van de opleidingen voor haar rekening genomen: er zijn trainingslokalen ingericht, ruim 800 medewerkers werden ingeroosterd en de ontwikkeling van het e-learningprogramma werd aangestuurd.
Naast de implementatie van SAP heeft Van Doorn & Van der Heijden ook het projectmanagement verzorgd van het project waarin het gebruik van ponsplaatjes vervangen werd door het gebruik van patiëntetiketten. Omdat het ponsplaatje een belangrijke rol speelt in veel processen, kende het project vanaf de start veel betrokkenheid, maar ook bezorgdheid, van management en medewerkers. Het project is een groot succes geworden; zowel het medisch personeel, het administratief personeel als de directie waren bijzonder te spreken over de afdelingsgerichte en persoonlijke projectaanpak en het resultaat.